A l’ère de la digitalisation

Nous entrons désormais dans l’année 2023 et actuellement, toutes les entreprises – conscientes qu’elles doivent rester modernes – se sont toutes tournées vers le numérique. En d’autres termes, ils ont commencé à numériser leurs services.

Et il existe plusieurs outils utilisés dans ce processus de digitalisation, et chaque outil correspond généralement à un service donné.

Par exemple, GED est l’outil de gestion des données d’une entreprise ; BI pour la prise de décision commerciale, CRM pour les données des clients professionnels ; et enfin ERP pour gérer les tâches quotidiennes d’une entreprise.

Mais qu’est-ce qu’un ERP exactement ?

L’ERP ou Enterprise Resource Planning est une plateforme (logiciel) utilisée par les entreprises pour gérer leurs activités quotidiennes telles que les achats, la gestion de projet ou encore la gestion des risques et de la conformité. L’ERP permet principalement à une entreprise de suivre et de gérer ses informations et services opérationnels. L’ERP permet de digitaliser les services d’une entreprise grâce à diverses fonctions de gestion telles que les achats et les ventes, les stocks, les relations clients et fournisseurs, la comptabilité et la paie, la production, la logistique et bien d’autres, mais dans un seul et même système

En bref, l’ERP sert à centraliser les données d’une entreprise pour avoir une vue globale et donc à tout gérer dans son ensemble afin de permettre au personnel de mieux s’organiser et ainsi travailler plus efficacement. Pour ce faire, l’ERP nécessite une homogénéisation.

C’est donc l’outil idéal pour gagner en productivité au sein d’une entreprise grâce à un système d’information (SI) homogène.

Et que gagnons-nous en utilisant un ERP ?

Le logiciel ERP consiste à digitaliser le système d’information d’une entreprise en homogénéisant le tout, c’est-à-dire en couvrant tout l’ensemble de ce système d’information. Cela permettant de centraliser les données afin de permettre un accès aux mêmes ressources à tout le personnel et surtout d’éviter les redondances d’informations au sein de la base de données. Grâce à un ERP, une entreprise est ainsi en possession d’une base de données uniforme et exempte d’erreur.

En outre, l’usage d’un logiciel ERP permet aussi à une entreprise une meilleure gestion des ressources.

Effectivement, l’entreprise se trouve dotée d’une vision d’ensemble sur toutes ses ressources. Ce qui lui permet de mieux évaluer ses besoins. Cela peut aller des finances aux relations clients, en passant par les stocks et les finances de l’entreprise en question.

Grâce à un ERP, la gestion des ressources n’est plus une corvée grâce à des prises de décisions facilitées.

En parlant de prise de décision, l’usage d’un ERP permet aussi à une entreprise d’être plus réactive. En effet, le logiciel ERP permet de récolter des informations en temps réel, ce qui permet d’évaluer instantanément les besoins de l’entreprise et d’y apporter les solutions adéquates sans perdre du temps.

L’usage d’un logiciel ERP permet aussi à l’entreprise d’optimiser sa productivité. Grâce à une gestion centralisée et des tâches automatisées, le travail à effectuer s’en trouve allégé, car les employés peuvent s’occuper d’autres tâches plus importantes, autrement dit des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Il est important de mentionner qu’une entreprise s’assure une meilleure communication interne en investissant dans un logiciel ERP. En effet, ce service digitalisé permet au personnel d’accéder aux mêmes données. Il est donc plus facile pour eux d’agir et de réagir sans avoir à attendre les autres avant de recevoir les informations nécessaires pour pouvoir effectuer leurs tâches.

Et enfin, l’usage d’un logiciel ERP permet à une entreprise de rester sur le cap dans face aux avancées technologiques. L’ERP permet à l’entreprise de réagir efficacement aux changements, à l’évolution des demandes ou toute autre fluctuation de l’environnement commercial.

Comment mettre en place un ERP au sein d’une entreprise ?

 Comme tout type de changement radical, la digitalisation d’une partie de l’entreprise, notamment l’implémentation d’une solution ERP doit se faire graduellement.

Il existe ainsi quelques étapes à suivre pour réussir cette transition vers le numérique.

Avant toute chose, il faut procéder à un diagnostic pour comprendre les besoins d’une entreprise.

Cette étape permet de savoir pourquoi une entreprise a besoin de passer vers la numérisation de ses activités.  Cette étape permet aussi de connaître les éléments concernés par la digitalisation, c’est-à-dire le personnel concerné, les activités qu’ils exercent ainsi que les outils employés au quotidien.

Ensuite, on choisit la solution ERP en fonctions des besoins de l’entreprise. À noter qu’il en existe pléthores, mais le choix se fait juste selon les critères clés du service à digitaliser.

Une fois cette étape franchie, il est temps de passer à celle de la communication. Elle consiste à informer les membres de l’entreprise de la nécessité d’adopter la solution numérique pour la gestion quotidienne des opérations. En effet, il faut que tous les collaborateurs soient sur la même longueur d’onde pour garantir la réussite de la transition vers le digital. 

Puis il faut se lancer dans l’instauration proprement dite du logiciel ERP. Pour ce faire, il faut configurer en fonction des besoins de l’entreprise. Ensuite, il faut procéder à des tests et des ajustements réguliers ainsi qu’une maintenance régulière pour une efficacité optimale.

L’avant-dernière étape est celle de la formation du personnel concerné. Cette étape est indispensable pour qu’ils comprennent réellement les enjeux de la transition et qu’ils soient totalement réceptifs au changement. Cette étape leur permet aussi de maîtriser les nouveaux outils à employer au quotidien. 

Et enfin, la dernière et non la moindre, la mesure du ROI ou retour sur investissement. Cette étape est nécessaire pour évaluer les performances de l’ERP ainsi mis en place. Grâce à des indicateurs de performances bien définis, il est possible d’évaluer l’efficacité de l’outil ERP utilisé et d’y apporter des améliorations si besoin est.

En somme, une entreprise consciente du potentiel du numérique se doit de franchir le pas vers la digitalisation. Et quoi de mieux pour commencer que digitaliser ses opérations quotidiennes et voir ainsi son chiffre d’affaires décoller grâce à une productivité accrue.

Mais comme la mise en place de cette solution numérique doit se faire minutieusement, il est important de faire appel à des experts pour l’intégrer au sein d’une entreprise.